La location è una delle prime decisioni da prendere quando si organizza un evento aziendale, e una delle più importanti. Determina la data, il budget, il numero di ospiti, l’atmosfera. E comunica qualcosa ancora prima che qualcuno salga sul palco.
Un palazzo storico, uno spazio industriale recuperato, un giardino, la sede stessa dell’azienda: ognuno racconta una storia diversa. Scegliere bene significa trovare un luogo che sia allo stesso tempo coerente con il messaggio e adatto, in pratica, a ciò che deve succedere.
Partire dal tipo di evento
Prima di guardare le foto delle location conviene avere chiaro:
- quante persone parteciperanno, con una stima realistica di chi verrà davvero;
- cosa succederà: interventi dal palco, cena seduta, networking in piedi, esposizione di prodotti, laboratori;
- che sensazione vogliamo lasciare: prestigio, innovazione, vicinanza al territorio, informalità;
- quanto può costare, considerando che la location trascina con sé altre spese.
I criteri pratici
Raggiungibilità. Un luogo bellissimo ma difficile da raggiungere riduce la partecipazione. Conta la distanza da stazioni e aeroporti, i parcheggi, la possibilità di organizzare navette.
Capienza giusta. Una sala troppo grande per il numero di ospiti sembra vuota anche se l’evento è riuscito. Meglio uno spazio leggermente pieno.
Flessibilità degli spazi. Servono zone diverse per i diversi momenti: accoglienza, interventi, buffet, conversazioni più riservate.
Servizi inclusi e vincoli. Molte location impongono il proprio catering, i propri tecnici o orari rigidi. Vanno conosciuti subito, perché incidono molto sui costi.
Accessibilità. Ingressi, bagni e percorsi devono essere adatti anche a persone con disabilità.
Le domande da fare al sopralluogo
Il sopralluogo va fatto sempre, possibilmente alla stessa ora in cui si svolgerà l’evento.
- Com’è l’acustica con la sala piena? Ci sono rumori dall’esterno?
- Com’è la luce naturale, e cosa succede quando cala?
- Quanta corrente elettrica è disponibile, e dove sono le prese?
- Com’è la connessione internet? Se serve una diretta, ne occorre una dedicata.
- Dove scaricano i fornitori, e in che orari?
- Qual è il piano se piove, se l’evento è in parte all’aperto?
- Chi è il referente della location il giorno dell’evento?
La location come parte del messaggio
Le location più efficaci sono quelle legate al senso dell’evento. Un’azienda che presenta un progetto di recupero urbano può farlo in un edificio restaurato; un’impresa che celebra le proprie radici, nel luogo in cui è nata; chi vuole mostrare la propria innovazione, in uno spazio che la mette in scena.
Spesso i luoghi culturali, come musei, teatri e palazzi storici, offrono spazi per eventi privati: oltre all’atmosfera, permettono di legare l’azienda a un patrimonio del territorio.
Un esempio pratico
Un’azienda tessile deve presentare la nuova collezione a buyer e stampa. La prima idea è un hotel di lusso in centro: comodo, ma uguale a molti altri eventi del settore. Durante la ricerca emerge un’alternativa: un ex lanificio della zona, oggi spazio culturale, a pochi chilometri dalla sede.
Il sopralluogo rivela due problemi: poca corrente per le luci della sfilata e niente riscaldamento in alcune sale. Si risolvono con un generatore e riscaldatori noleggiati, previsti nel budget. L’evento racconta la storia dell’azienda nel luogo stesso dove la tradizione tessile del territorio è nata, e la stampa lo riprende proprio per questo.
Trovi altri consigli nella guida su come organizzare un evento aziendale e in quella sul budget di un evento. Se stai cercando la location per il tuo prossimo evento, scrivimi: è uno degli aspetti che curo nell’event management.