Quanto costa un evento aziendale? La risposta onesta è: dipende. Dipende dal numero di ospiti, dalla città, dalla stagione, dal livello di cura che si vuole. Ma c’è una cosa che vale sempre: un evento senza un budget dettagliato costa più del previsto.
Costruire il budget non significa solo fissare una cifra massima. Significa sapere in anticipo dove andranno i soldi, cosa è indispensabile e cosa si può tagliare se serve.
Partire dall’obiettivo, non dalla cifra
Prima di qualsiasi preventivo conviene rispondere a due domande: perché facciamo questo evento e come capiremo se è andato bene? Un evento per rafforzare il rapporto con trenta clienti importanti ha esigenze diverse da una presentazione aperta a trecento persone.
L’obiettivo aiuta a decidere dove investire. Se lo scopo è creare relazioni, conviene spendere di più su accoglienza e networking e meno su effetti scenici. Se lo scopo è ottenere visibilità sulla stampa, contano di più la location e la comunicazione.
Le voci principali
- Location: affitto degli spazi, ore di montaggio e smontaggio, pulizie, eventuali servizi obbligatori.
- Catering: cibo, bevande, personale di sala, allestimento dei tavoli.
- Allestimento: palco, arredi, scenografie, fiori, segnaletica.
- Tecnica: impianto audio, luci, proiezioni, regia, connessione internet.
- Ospiti e relatori: viaggi, alloggi, compensi, accoglienza.
- Comunicazione: inviti, grafica, stampe, fotografo, riprese video.
- Personale: hostess, sicurezza, guardaroba, coordinamento.
I costi che si dimenticano
Sono quasi sempre gli stessi, e possono pesare molto:
- permessi comunali, SIAE se c’è musica, eventuali occupazioni di suolo pubblico;
- assicurazione per l’evento e per i materiali;
- trasferimenti degli ospiti, navette, parcheggi;
- straordinari dei fornitori se l’evento si allunga;
- materiali che si rompono o vanno sostituiti all’ultimo momento;
- IVA, quando i preventivi sono indicati senza.
Una buona regola è tenere una riserva del 10-15% per gli imprevisti. Se non viene usata, meglio: è un risparmio. Se manca, ogni piccolo problema diventa una discussione su chi deve pagare.
Come tenere il budget sotto controllo
- Un unico file, aggiornato da una sola persona, con tre colonne per ogni voce: previsto, confermato, speso.
- Preventivi scritti e dettagliati. “Allestimento completo” non basta: serve sapere cosa è incluso.
- Due o tre preventivi per le voci più pesanti, confrontati sugli stessi servizi.
- Decidere prima cosa tagliare se i costi salgono: avere un piano B evita decisioni affrettate.
- Chiudere i conti entro una settimana dall’evento, quando i dettagli sono ancora freschi.
Un esempio pratico
Un’azienda di software vuole presentare la nuova piattaforma a ottanta clienti e partner. Il primo budget, scritto in fretta, prevede location, cena e un relatore. Quando si fa l’elenco completo emergono le riprese video per chi non può partecipare, la connessione dedicata per la dimostrazione dal vivo, le navette dalla stazione, la SIAE per la musica di sottofondo e il fotografo.
Il totale cresce di quasi un terzo. Invece di rinunciare a tutto, l’azienda sceglie: sostituisce la cena placée con un aperitivo lungo, che favorisce anche il networking, e usa il risparmio per le riprese, che diventano contenuti per i mesi successivi. L’evento costa quanto previsto, ma rende di più.
Per una visione d’insieme sull’organizzazione, leggi anche la guida su come organizzare un evento aziendale. Se stai preparando un evento e vuoi un supporto nella pianificazione, trovi i dettagli nella sezione event management oppure puoi scrivermi.