Molte piccole e medie imprese hanno due problemi opposti con i numeri. Alcune ne guardano pochissimi: il fatturato e il saldo in banca, e basta. Altre ne producono troppi: report di trenta pagine che nessuno legge fino in fondo.
In entrambi i casi il risultato è lo stesso: le decisioni si prendono a sensazione.
Cosa sono i KPI, in parole semplici
KPI sta per Key Performance Indicator, indicatore chiave di prestazione. “Chiave” è la parola importante: non tutti i numeri sono KPI. Un indicatore è chiave quando è legato a un obiettivo dell’azienda e quando, se cambia, ti fa prendere una decisione diversa.
Se un numero sale o scende e tu non cambieresti nulla, non è un KPI. È una curiosità.
I quattro gruppi di indicatori essenziali
Per la maggior parte delle PMI bastano una decina di indicatori, divisi in quattro aree.
Soldi
- Margine per prodotto, servizio o cliente. Il fatturato dice quanto vendi; il margine dice quanto guadagni. Spesso i prodotti che si vendono di più non sono quelli che rendono di più.
- Tempi medi di incasso. Quanto aspetti, in media, per essere pagato. Può mettere in difficoltà anche un’azienda in crescita.
- Cassa disponibile a 90 giorni. Una previsione semplice delle entrate e delle uscite dei prossimi tre mesi.
Clienti
- Clienti attivi e nuovi clienti nel periodo.
- Tasso di riacquisto o di rinnovo. Quanti clienti tornano. È uno degli indicatori più onesti della qualità del lavoro.
- Concentrazione: quanto pesano i primi tre clienti sul fatturato totale. Se pesano troppo, è un rischio.
Operatività
- Rispetto delle scadenze di consegna.
- Preventivi inviati e preventivi accettati. Il rapporto tra i due dice molto sull’efficacia commerciale e sul posizionamento dei prezzi.
Persone
- Carico di lavoro delle figure chiave. Se tutto passa da poche persone, la crescita si ferma lì.
- Turnover. Quante persone se ne vanno, e perché.
Come costruire un cruscotto che venga usato
Non servono software costosi per cominciare. Un foglio di calcolo ben fatto, aggiornato con regolarità, è già un enorme passo avanti. Le regole sono poche:
- Una sola pagina. Se non sta in una schermata, è troppo.
- Ogni indicatore ha un responsabile che lo aggiorna e lo commenta.
- Confronta sempre con l’obiettivo e con lo stesso periodo dell’anno prima.
- Usa i colori con parsimonia: verde, giallo e rosso bastano per capire a colpo d’occhio dove intervenire.
- Guardalo insieme, una volta al mese, in una riunione breve dedicata solo a questo.
L’errore più frequente
Misurare quello che è facile invece di quello che è importante. Contare le visite al sito è semplice; capire quanti contatti arrivati dal sito diventano clienti è più faticoso, ma è l’unico dato che conta davvero.
Gli indicatori sono anche il modo per verificare se una strategia sta funzionando. Per questo nella fase di “Verifica” del metodo con cui lavoro i KPI sono il punto di partenza. Se vuoi costruire il cruscotto della tua azienda, parliamone.