Per molte imprese partecipare a una fiera resta uno degli investimenti più importanti dell’anno: spazio espositivo, allestimento, viaggi, personale, materiali. E per molte la domanda, a fiera finita, è sempre la stessa: ne è valsa la pena?
La risposta dipende quasi interamente da ciò che si fa prima e dopo quei pochi giorni.
Scegliere la fiera giusta
Non tutte le fiere servono allo stesso scopo. Prima di prenotare uno stand conviene chiedersi: chi la visita? Ci saranno i nostri clienti ideali, o soprattutto concorrenti e fornitori? Che tipo di contatti genera, nazionali o internazionali? A volte la scelta migliore è visitare una fiera da ospiti, il primo anno, per capirne il pubblico.
Fissare obiettivi misurabili
“Farsi vedere” non è un obiettivo. Lo sono, per esempio: incontrare venti clienti attuali, raccogliere cinquanta contatti qualificati, fissare dieci incontri successivi, presentare un nuovo prodotto a cinque distributori. Gli obiettivi orientano tutte le scelte, dallo stand al personale.
Prima della fiera
- Fissare appuntamenti in anticipo con clienti, potenziali clienti e partner. Gli incontri programmati sono i più utili.
- Comunicare la propria presenza: mail ai contatti, sito, LinkedIn, firma email con numero di padiglione e stand.
- Preparare lo stand perché dica chi siete in tre secondi: un messaggio chiaro, pochi prodotti ben esposti, spazio per sedersi e parlare.
- Formare chi sarà allo stand: cosa dire, come qualificare un contatto, come registrare le informazioni.
- Preparare un modo semplice per raccogliere i contatti, con spazio per annotare di cosa si è parlato.
Durante la fiera
Lo stand deve essere accogliente: persone in piedi, attente, non sedute al telefono. Le domande aperte funzionano meglio delle presentazioni recitate. Ogni conversazione utile va annotata subito, con un dettaglio che permetta di ricordarla e un’azione successiva. La sera, dieci minuti per riordinare i contatti della giornata evitano di perderli.
È anche il momento di visitare gli altri stand: concorrenti, possibili partner, fornitori. Una fiera è una fotografia del settore.
Dopo la fiera: dove si raccolgono i risultati
La maggior parte dei contatti raccolti in fiera non viene mai richiamata. È lo spreco più grande. Funziona così:
- entro una settimana, un messaggio personale a ogni contatto, con un riferimento alla conversazione;
- per i contatti più interessanti, una telefonata e la proposta di un incontro;
- un riepilogo interno: obiettivi raggiunti, costi, contatti, cosa migliorare;
- dopo tre e sei mesi, verificare quanti contatti sono diventati clienti.
Un esempio pratico
Un’azienda di attrezzature per la ristorazione partecipa ogni anno alla stessa fiera, con risultati incerti. Quest’anno cambia metodo: tre settimane prima invia a trecento contatti un invito personale allo stand, con la possibilità di prenotare una dimostrazione. Ne fissa quaranta.
Durante la fiera ogni contatto viene registrato con una nota e un’azione. Nei dieci giorni successivi tutti ricevono un messaggio, e i più promettenti una telefonata. A sei mesi, i nuovi clienti nati dalla fiera hanno ripagato tre volte il costo della partecipazione, e l’azienda ha finalmente un dato per decidere se tornare.
Trovi altri consigli sull’organizzazione nella guida su come organizzare un evento aziendale e su come fare networking per imprenditori. Se vuoi preparare la tua prossima fiera, scrivimi.